Le attività ricorrenti

Di solito, spendiamo la maggior parte delle nostre giornate in attività cosiddette “ricorrenti”: sono quelle specifiche del nostro ruolo e si ripetono con regolarità.

Se sei il responsabile di una unità produttiva, ad esempio, ogni giorno dovrai verificare l’avanzamento dell’attività, pianificare le risorse e fornire aggiornamenti all’ufficio commerciale. Se lavori in un ufficio acquisti, ogni giorno dovrai elaborare le richieste, chiedere preventivi, inviare ordini e così via. Anche chi lavora su commesse avrà alcune attività che si ripetono regolarmente come elaborazione offerte, pianificazione, redazione stato avanzamento lavori.

Questa tipologia di attività trova la loro collocazione ideale in un mansionario o job description. 

I progetti

Al contrario, ci sono altre attività che, anche se legate al nostro ruolo, non fanno parte dell’operatività ordinaria, ma che sono intraprese a fronte di necessità di miglioramento o risoluzione di problematiche. Ne sono esempi: la sostituzione di un macchinario, l’adozione di un nuovo software, la ricerca di nuovi fornitori per alcuni acquisti abituali o la revisione di un documento. Queste attività non sono essenziali per i processi oggetto del nostro lavoro (a meno che il macchinario non sia fermo e non riparabile, ad esempio, la produzione viene svolta comunque) ma sono una opportunità per incrementare le prestazioni di questi processi.

Possiamo chiamare queste attività progetti, in quanto sono composti da singole attività interconnesse tra loro che portano ad uno specifico risultato. Anche qualcosa di piuttosto semplice come l’acquisto di un nuovo computer può essere considerato un progetto, in quanto è composto da più di una attività.

Se per le attività ricorrenti parte del nostro ruolo vi sono di solito già strumenti specifici che elencano (e non solo) quello di cui è necessario occuparsi (ad esempio, il portafoglio ordini o le richieste di offerte…), spesso i progetti di miglioramento e sviluppo non vengano formalizzati. A fronte di opportunità o problemi, quindi, si rischia di avviare numerose iniziative, senza che queste vengano opportunamente gestite e, soprattutto, portate a termine.

Per ovviare a questo, un primo semplice passo è utilizzare due semplice liste.

1. La lista dei progetti in corso

La prima è la lista dei progetti in corso, che elenca tutto quello su cui hai scelto attualmente di investire tempo e risorse per raggiungere un certo obiettivo. Questa lista permette di fare chiarezza su quello su cui stai lavorando (oltre alle attività ricorrenti del tuo ruolo, ovviamente) e ti permettere di verificare periodicamente l’avanzamento di ogni progetto. Per ognuno degli elementi della lista (anche quelli più semplici) è importante, infatti, che sia sempre chiaro qual è il prossimo passo.

2. La lista dei progetti non in corso

La seconda è la lista dei progetti non in corso, che elenca tutto quelli in cui vorresti eventualmente lavorare in futuro. Questa lista diventa un contenitore di opportunità, che ti permette di non perdere idee che hai avuto o hai ricevuto e di rivalutarle in un momento successivo.

Come spiegavo in un precedente articolo, è importante, come si dice, non mettere “troppa carne al fuoco”. La prima lista, quindi, deve essere compatibile con il tempo disponibile per lavorare su questi progetti (al netto di quello per le attività essenziali ricorrenti) e dovrà comunque essere limitata per evitare una eccessiva dispersione. La seconda lista, al contrario, ha come unico limite la nostra creatività! 

Da dove iniziare

Se ancora non hai queste due liste, inizia a scrivere la prima. Se hai già una lista di attività cartacea o digitale, verifica che, tra quello che hai inserito, non vi siano in realtà dei progetti. Se non hai nulla di scritto, prova a pensare a quello su cui hai lavorato nell’ultima settimana.

Una volta che hai questa lista di progetti, chiediti se puoi efficacemente portarli avanti tutti insieme. Forse vedrai che è opportuno spostarne alcuni nella seconda lista.

Infine, quando ti senti particolarmente ispirato, scrivi nella seconda lista tutto quello che vorresti fare per migliorare il tuo lavoro.