Le misure del governo per affrontare l’emergenza Coronavirus incentivano il lavoro da casa. Molte imprese e studi professionali hanno chiuso le loro sedi e si trovano, forse per la prima volta, a gestire la propria attività e i propri collaboratori a distanza. Ho raccolto in questa guida 11 semplici consigli per chi deve riorganizzare la propria attività lavorativa.

1. Rispetta la normativa

Il lavoro “agile” (detto anche “smartworking“) è disciplinato dalla Legge 81 del 22/5/2017.

I recenti decreti per contrastare la diffusione del coronavirus hanno semplificato il ricorso a questa modalità di lavoro. Temporanemante non sono necessari gli accordi individuali, ma rimane obbligatorio inviare ai dipedenti che lavorano da casa l’informativa sulla salute e la sicurezza e inviare al ministero del lavoro la comunicazione sui dipendenti che lavorano da casa.

Sul sito INAIL sono presenti ulteriori informazioni ed un modello per l’informativa. L’accesso alla procedura per l’invio della comunicazione al ministero può essere effettuato a questa pagina.

2. Utilizza gli strumenti digitali in sicurezza

Per proseguire la propria attività lavorativa da casa, può essere necessario accedere a dati e applicazioni presenti sulla rete o i sistemi aziendali.

Ti consiglio di definire con il tuo responsabile IT o consulente informatico le modalità di accesso ai dati aziendali, in particolare se prima d’ora non hai avuto questa esigenza. Dopo, fornisci istruzioni dettagliate ai tuoi dipendenti e collaboratori, raccomandando il rispetto di queste procedure.

La sicurezza e l’integrità dei dati aziendali sono una priorità. Non correre rischi, soprattutto in questo momento!

3. Fornisci supporto tecnologico ai collaboratori

Probabilmente i tuoi dipendenti hanno strumenti e competenze digitali differenti. Alcuni sono dotati di una connessione internet ad alta velocità, mentre altri risiedono in zone a minor copertura. Alcuni hanno una elevata dimestichezza con la tecnologia e sono molto veloci nell’utilizzo di nuovi strumenti, mentre altri sono abituati ad utilizzare solo la posta elettronica, un editor di testi e poco altro.

Considera di quali risorse e competenze hanno bisogno i tuoi collaboratori per svolgere la loro specifica attività e fornisci supporto ed assistenza perché possano proseguire il lavoro da casa nel modo più efficace possibile. Fornisci i contatti e gli orari di reperibilità del tuo responsabile IT o consulente informatico e chiedi a questi ultimi di dare priorità alle attività di supporto a distanza.

Nel caso riscontrassi la necessità di nuovi strumenti per il lavoro o la connettività (ad esempio: computer portatili, webcam, licenze software, piani tariffari per l’accesso ad internet) considera che sono attive molte promozioni in questo momento. Una buona raccolta delle iniziative di questo tipo in corso è disponibile alla pagina “Solidarietà Digitale” del Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione.

4. Recupera tempo per i progetti che hai rimandato

Alcune attività sono necessariamente ferme o rinviate in questo momento, perché non tutto, ovviamente, può essere svolto a distanza. Di fatto questo libera tempo e risorse che puoi sfruttare per anticipare alcuni progetti che avevi previsto più avanti o anche avviare quelli che avevi rinviato.

In area Marketing e vendite, puoi creare o rivedere il sito web, le pagine social e la newsletter, creare nuovi contenuti specifici per questo momento o per il futuro, aggiornare o ampliare cataloghi e listini commerciali. In area Produzione e Operations, puoi rivedere moduli, istruzioni e procedure di lavoro, analizzare dati e creare nuovi report, organizzare riunioni di problem solving online. In area Formazione e Risorse Umane, puoi effettuare corsi di formazione online, rivedere organigrammi, mansionari e job description, organizzare incontri di performance review individuali.

Lo so, la preoccupazione per questo momento e per la situazione sanitaria ed economica può essere tanta, ma investire per il miglioramento di noi stessi, dei nostri collaboratori e della nostra attività è fondamentale per essere efficaci e produttivi al momento della ripresa.

5. Investi in comunicazione

Come citato nel recente report sullo Smart Working dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, la sensazione di isolamento è una delle principali difficoltà per chi lavora da casa. Questa percezione è ancora più accentuata in questo momento in cui ci sono importanti misure di distanziamento sociale per contrastare il diffondersi del coronavirus.

Per questi motivi è fondamentale tenersi in contatto regolarmente con i propri collaboratori, non solo per pianificare le attività (vedi il prossimo consiglio) ma anche per mantenere il coinvolgimento e lo spirito di squadra di cui ogni organizzazione ha bisogno.

Cerca di ricreare il più possibile le “dinamiche” di comunicazione dell’ufficio. Effettua riunioni di aggiornamento e pianificazione attraverso le videochiamate. Al posto della chiacchierata alla macchinetta del caffè, crea un gruppo o una chat per incoraggiare anche comunicazioni informali non legate al lavoro. Se due o più persone erano abituate a lavorare a stretto contatto, possono lavorare per un certo tempo in videochiamata, per “simulare” la vicinanza fisica.

Definisci bene gli strumenti ed i canali da utilizzare per le varie comunicazioni, anche in base al loro contenuto e alla loro urgenza. Condividi queste indicazioni a tutto il gruppo, in modo da rendere più efficiente il lavoro di tutti. E’ importante mantenersi in contatto, ma senza che questo diventi il motivo per interrompersi continuamente.

Infine, considera che la comunicazione “a distanza” sarà sempre limitata, in particolare quando è solo in forma scritta. Per evitare incomprensioni o conflitti, cerca di essere il più chiaro possibile ed investi nel dialogo e nel confronto più di quanto sei normalmente abituato a fare.

6. Pianifica il lavoro del gruppo

Lavorando da casa, i tuoi collaboratori avranno inevitabilmente un livello di autonomia maggiore. Forse è la prima esperienza di questo tipo per molti e può non essere semplice organizzare e svolgere efficacemente le proprie attività senza la presenza (e magari i solleciti…) di colleghi e responsabili.

Ancora di più in questa situazione, è importante dedicare del tempo a pianificare le attività da svolgere, definendo priorità e scadenze, e verificarne regolarmente l’avanzamento. Sono disponibili moltissimi strumenti per facilitare questo processo, ma, soprattutto se non sei abituato ad usarli, ti consiglio di iniziare prime con delle semplici liste di progetti da rivedere periodicamente da solo e con i tuoi collaboratori.

Per una efficace gestione del tuo gruppo di lavoro, considera, infine, il livello di competenza e maturità gestionale di ognuno dei collaboratori e concedi un grado di autonomia appropriato. Alcuni hanno bisogno di momenti di verifica più ravvicinati, altri possono procedere da soli per più tempo.

7. Mostra maggiore fiducia

Come accennato nel consiglio precedente, questa potrebbe essere la prima esperienza di lavoro da casa per molti dei tuoi collaboratori. Per di più, con scuole e tante attività chiuse, molti si ritroveranno con la casa davvero “al completo”. Anche con le migliori capacità di organizzazione e gestione, svolgere il proprio lavoro da casa potrebbe essere una grande sfida per molti.

Considera le esigenze personali e familiari di ognuno dei tuoi dipendenti e concedi una maggiore flessibilità negli orari di lavoro, soprattutto i primi giorni. Metti in conto un periodo di adattamento e apprendimento e offri anche consigli e suggerimenti in merito.

Concentrati maggiormente sull’effettivo completamento delle attività e sui risultati ottenuti e meno sul tempo “speso” (prima “in ufficio”, ora “davanti al pc”). Mostra una maggiore fiducia nelle capacità e responsabilità dei tuoi collaboratori e vedrai degli effetti significativi sulla produttività loro e dell’organizzazione.

8. Ripensa ai tuoi processi

Questo momento in cui molte attività sono sospese o devono essere svolte a distanza è una opportunità per analizzarle e migliorarle. Anche i processi organizzativi più consolidati possono rivisti in un’ottica di snellimento e digitalizzazione. La necessità di continuare ad erogare i tuoi servizi o produrre i tuoi prodotti in condizioni diverse può essere da stimolo per trovare nuove soluzioni. E se certe attività sono completamente sospese, una riflessione attenta sulle difficoltà ed i risultati dell’ultimo periodo può essere un ottimo modo per “recuperare” questo tempo.

Nel fare tutto questo, coinvolgi i tuoi collaboratori, raccogliendo le loro idee, le loro domande e le loro riflessioni. Il lavoro di gruppo non solo permette di trovare le soluzioni migliori, ma è anche un modo per mantenere il coinvolgimento e lo spirito di squadra in questo momento di maggiore isolamento (vedi il punto 5).

Anche se alcune attività non possono essere svolte a distanza completamente o con la stessa efficienza, prova comunque a sperimentare nuove soluzioni. Tieni anche conto che la situazione così speciale rende più aperti al cambiamento e all’utilizzo di nuovi strumenti sia i tuoi collaboratori, sia i tuoi clienti e fornitori. Pensa a come puoi digitalizzare tutte le comunicazioni che prima avvenivano attraverso il contatto e la presenza fisica e scegli gli strumenti più adatti in base alla tipologia di informazione e di destinatari.

9. Mantieni i contatti anche all’esterno

In questo momento di isolamento e di crisi per molti settori, è importante investire in comunicazione non solo con i propri collaboratori (vedi punto 5), ma anche con i tuoi clienti e fornitori. Prima di tutto è fondamentale comunicare la tua situazione di apertura/chiusura, quello che puoi continuare ad offrire ai clienti o avere bisogno dai fornitori e le modalità per contattarti. In prossimità della riapertura (al momento in cui scrivo è molto difficile fare previsioni…) sarà poi importante anche ripianificare le proprie produzioni/commesse e comunicare anche questi aspetti.

Anche se hai già inviato una comunicazione diretta ai tuoi attuali clienti o a quelli più importanti, ti consiglio di usare più mezzi per comunicare la tua situazione. Manda una newsletter, aggiorna il sito web, le pagine social, la pagina di Google, modifica il contenuto del risponditore telefonico automatico. Non rischiare di creare ulteriori difficoltà ai tuoi clienti e collaboratori o di perdere nuove opportunità.

In questo momento più che mai, è importante farti sentire presente, attento e pronto a fornire supporto nel miglior modo possibile. Rafforzare le relazioni o costruirne di nuove è una attività che si può comunque portare avanti ed è di sicuro valore.

10. Chiedi consigli e confrontati

Se questa è la tua prima esperienza nell’organizzare il lavoro da casa, puoi cercare altre organizzazioni del tuo stesso settore o simili che avevano già avviato politiche di “smart working” (nelle PMI si stima che il 18% delle aziende abbia adottato iniziative informali). Chiedi di raccontarti la loro esperienza, quali attività hanno svolto a distanza, gli strumenti che hanno utilizzato e come hanno affrontato le difficoltà. Se non riesci a contattarle direttamente, cerca comunque su internet e sui social: in questo momento ci sono molti webinar o videoconferenze gratuite in cui esponenti di diversi settori condividono le loro esperienze.

Se non riesci a trovare nessuno che ha avuto una esperienza specifica nella tua tipologia di attività e del tuo settore, cerca comunque di confrontarti con chi sta vivendo adesso la tua situazione. Condividete quello che avete fatto, i risultati ottenuti e le difficoltà riscontrate con altre aziende o professionisti di fiducia. Dal confronto e dello scambio possono nascere soluzioni e idee migliori per tutti ed anche questa è una occasione per rimanere in contatto e rafforzare le relazioni.

11. Ricorda quello che avrai imparato

Nel momento in cui scrivo questa guida non ci sono chiare indicazioni sul termine di questo periodo di isolamento forzato. Anche se, forse, la normalità è ancora molto lontana (o, come sostiene qualcuno, la nuova “normalità” sarà diversa da quella di prima…), arriverà il giorno in cui potrai riprendere parzialmente o completamente la tua attività. Quando arriverà quel momento, sfrutta tutto quello che avrai imparato e sperimentato in questa situazione di lavoro da casa “forzato”. Metti in atto le modifiche ai tuoi processi che hai studiato in questi giorni, continua ad utilizzare gli strumenti digitali affiancandoli alla comunicazione e alla presenza fisica, mantieni l’attenzione sulla pianificazione delle attività e la definizione degli obiettivi.

Non dimenticare che lo “smartworking” non è solo lavoro da casa!

Lavorare in modo “smart” è lavorare in modo “intelligente“: si concede una maggiore flessibilità negli orari e negli spazi con lo scopo di incrementare la produttività ed orientare al raggiungimento degli obiettivi. Adottare improvvisamente, forzatamente ed esclusivamente il lavoro da casa (solo uno degli elementi dello smartworking!) può essere tutt’altro che “smart”… Ma, se il lavoro a distanza viene inserito in un più ampio progetto di sviluppo organizzativo, allora potrà veramente dare un forte contributo al miglioramento dei risultati della tua organizzazione e qualità della vita tua e dei tuoi collaboratori.

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Mettiamo in comune la nostra esperienza per affrontare nel modo migliore possibile questo momento!