Più tempo abbiamo e più ne sprechiamo.
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Ti ritrovi in questa affermazione?
Forse ti ritorna alla mente la tua ultima scadenza lavorativa…Ti sei dedicato ad altro, hai rimandato e negli ultimi giorni hai lavorato ad una velocità super e sei riuscito a finire in tempo, anche se stavi disperando di farcela.
Forse ti ricordi di una giornata particolarmente “piena”, in cui non solo sei riuscito a fare tutto quello che dovevi, ma magari ti sei accorto di avere terminato in 30 minuti qualcosa che di solito ti richiedeva quasi un’ora.
Il punto è questo: la nostra produttività è influenzata dal tempo disponibile che abbiamo. Se abbiamo poco tempo, saremo più veloci. Se abbiamo molto tempo, saremo più lenti.
Questa osservazione è il punto di partenza di un saggio del 1958 intitolato “La Legge di Parkinson“, le cui prime righe sono proprio:
“Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo.”
Ironico, ma significativo, è l’esempio che cita l’autore: “Un’anziana nobildonna potrebbe impiegare un giorno intero a scrivere alla nipote che vive a Bognor Regis. Le ci vorranno un’ora bella e buona per cercare il foglio, un’altra ora per dare la caccia agli occhiali, mezz’ora per trovare l’indirizzo, un’ora e un quarto per comporre il testo e venti minuti per decidere se uscire con l’ombrello per andare a imbucare la cartolina nella cassetta delle lettere dall’altro della strada. Possiamo concludere, dunque, che il carico di un’attività che impegnerebbe una persona indaffarata per non più di tre minuti, in altri può provare un’intera giornata di ansia, dubbio e sfinimento”.
Questo saggio nasce da una analisi scientifica dell’apparato amministrativo britannico, in cui Parkinson aveva osservato statisticamente un aumento del numero del personale negli anni, senza che a questo corrispondesse un effettivo incremento del carico di lavoro. La sua teoria è che non vi fosse una relazione tra il lavoro da svolgere ed la dimensione dello staff ad esso assegnato, ma che fossero altri fattori (che vengono spiegati nel libro) a determinare la crescita dimensionale dell’organizzazione.
E’ sicuramente importante tenere conto di queste dinamiche nella gestione di ogni organizzazione. Seppur con tutte le differenze che vi possono essere tra le varie organizzazioni (di dimensione, di settore, di tecnologie adottate, solo per fare alcuni esempi), il rischio di “espansione” del tempo (e quindi di personale) impiegato a svolgere determinate attività non deve essere trascurato.
In questo articolo, però, voglio soffermarmi sulla dimensione più “individuale” di questo fenomeno e fornirti 3 suggerimenti sulla gestione del tuo tempo che nascono dall’osservazione iniziale di Parkinson.
Se il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo o, in altri termini, se più tempo ho, più ne spreco…. cosa posso fare se voglio essere più produttivo?
1. Usa un timer
Un timer (che sia sul cellulare, sul pc o un classico timer da cucina) non serve solo per ricordarsi di spegnere qualcosa prima che bruci… ma è un potente strumento di produttività. Se ci poniamo un obiettivo di tempo per completare una certa attività, saremo più motivati, veloci e concentrati per finire nel termine. Ci verrà più spontaneo trovare il modo di essere più veloci ed anche capire come semplificare, se non eliminare, qualche passaggio.
Prova ad iniziare ad utilizzarlo. Metti un timer di 15-30 minuti prima di processare la posta (scarica questa guida se non sai cosa intendo per “processare”). Metti un timer prima di aggiornare un file Excel. Metti un timer prima di revisionare ed inviare un documento.
2. Poniti degli obiettivi giornalieri
A volte, preferiamo non porci un obiettivo di attività da completare nella giornata, perché sappiamo che potrebbero esserci degli imprevisti, delle interruzioni, delle “urgenze” che ci impediranno di fare quello che avremmo voluto. Allora ci limitiamo a pensare: queste sono le cose da fare… oggi farò quello che riesco.
Certo, pianificare anche solo una singola giornata di lavoro è difficile e, in certi contesti o momenti lo è ancora di più. Ma il rischio che corriamo non ponendoci una “scadenza” nel completare certe attività è proprio…. sprecare tempo!
Scegli le attività che vorresti completare oggi e ponitelo come obiettivo. Alcuni giorni non ci riuscirai, ma nel tempo, raggiungerei il tuo obiettivo più spesso di quanto immagini. Darti un tempo per svolgere quelle attività, ti aiuterà ad essere più produttivo ed anche a gestire con più efficacia gli imprevisti, le interruzioni e le “urgenze” (… che a volte non sono sempre tali!).
3. Chiediti se quello che stai facendo è veramente necessario
La “dilatazione” del tempo per completare un certo lavoro non è solo legata ad una minore velocità di esecuzione, ma è spesso causata da un aumento delle attività svolte.
Pensa all’anziana nobildonna descritta da Parker, che impiega “venti minuti per decidere se uscire con l’ombrello per andare a imbucare la cartolina”. Questa attività poteva essere semplicemente “eliminata”… poteva semplicemente prendere l’ombrello e basta, no?
Decisioni, verifiche, comunicazioni, spostamenti… sono alcune tipologie di attività che a volte non sono necessarie o che portano una utilità minima rispetto al tempo che richiedono.
Il fatto stesso di porti un limite di tempo ti porterà ad eliminare quasi spontaneamente alcuni “passaggi” del tuo lavoro, ma ti incoraggio ad essere consapevole del rischio di “sprecare” tempo in attività poco e del tutto inutili e a chiederti spesso se quello che stai facendo è davvero utile o meno.
